Los archivos son vitales para la sociedad, sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro.
Pocas veces se habla de ellos. Es lamentable. Su utilidad es considerable. Los archivos están -o deben estar- al alcance de todos, abiertos, prestos a brindar información y por encima de todo resguardar la memoria histórica y cultural.
Este domingo 9 se conmemora el Día Internacional de los Archivos, con la aspiración fundamental de promover su importancia, promover el acceso de la información pública, fomentando la transparencia.
Para historiadores, investigadores, periodistas, ensayistas, estudiantes, los archivos resultan indispensables. En una sociedad en la cual el tiempo, literalmente es oro, la rapidez con que se consiga una información, se acceda a determinados datos, es un punto a favor, y ese punto por lo general permiten alcanzarlo los archivos, más aún si están organizados ¡y son fiables!
Un archivo consiste, en pocas palabras, en un espacio físico debidamente acondicionado para la conservación, resguardo y custodia de documentos generados por una nación, entidad u organismo, respaldando su identidad cultural e institucional.
En el 2004, hace exactamente dos décadas, durante el Congreso Internacional de Archivos (con sede en Viena), los asistentes solicitaron a la ONU se declarara un día internacional, precisamente para destacar la importancia de los mismos, la utilidad del servicio que brindan.
La fecha escogida fue el 9 de junio, para recordar, que ese mismo día, de 1948, se estableció el Consejo Internacional de Archivos para la protección y conservación del patrimonio. Es importante resaltar la importancia de los mismos, y la necesidad que la sociedad tiene de ellos.
Los archivos promueven el conocimiento, en estos tiempos de digitalización, de avanzada tecnología, los archivos no han perdido ni un ápice de su utilidad, resisten a pie firme la ‘fraternal porfía’, conscientes de su relevancia y lo útil que son a la humanidad.
Es más, se suman al avance, La gestión documental es un proceso que depende en gran medida del buen uso y clasificación de los archivos internos y externos, ya que, si estos se encuentran categorizados de manera inteligente, se podrá ubicar, salvaguardar y acceder a la información de manera eficiente y segura.
Es gracias, precisamente al proceso de archivar que se logra determinar el manejo de la información, el concienzudo registro de los documentos y las normas que se deberán seguir al interior de la empresa, para garantizar el éxito a largo plazo de la gestión documental, que cada dato, suceso, quede archivado de la manera, organizado, concediendo especial importancia a la veracidad, el hecho de no dejar nada a lo espontáneo ni confiar a la memoria, todo debe quedar plasmado.
Dicho (y escrito) de otra forma, avanza el primer cuarto del siglo XXI y los archivos están ahí, se mantienen, con su significativa carga de información y conocimiento, ahí radica su innegable valía. Ojalá perduren por mucho tiempo.
